Betere jaarverslagen met minder werk!

Onderwijsland zucht onder de groeiende verantwoordingslast. Door de kabinetsplannen kan die nog verder toenemen. Naast de verplichte bestuursjaarverslagen moeten scholen zich straks misschien ook op locatieniveau verantwoorden. Nu al maken steeds meer scholen van die nood een deugd. Zij zien het namelijk als een kans om niet alleen de inspectie, maar ook de interne organisatie en alle externe belanghebbenden van actuele en gerichte informatie te voorzien. Bovendien zijn ze met de juiste oplossingen veel minder tijd kwijt aan hun jaarverslagen.

Verantwoording per locatie nu al verplicht
Schoolbesturen die hun jaarverslagen naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) sturen, weten vaak niet dat die cijfers nu al onderbouwd moeten worden met de onderliggende gegevens van de afzonderlijke locaties. Zelfs al zijn dat er maar twee. Nu de kans groter wordt dat de inspectie straks nog beter naar de verantwoording op locatieniveau kijkt, bereiden veel scholen zich voor op de toekomst.

Automatisch onderbouwen
Dat hoeft niet meteen meer werk in te houden. Tot nu toe gebruikten veel scholen zelfevaluatiesystemen om verantwoording af te leggen. Maar met slimme automatisering en een handige procesinrichting kunnen dezelfde gegevens die nu al per locatie worden geregistreerd, met een druk op de knop worden geaggregreerd in het jaarverslag van het schoolbestuur. Het schoolbestuur voldoet dan automatisch aan de onderbouwingseis, zonder dat het meer tijd kost.

Actuele managementinformatie
Maar het grootste voordeel is dat diezelfde actuele gegevens ook voor tussentijdse interne sturing kunnen worden gebruikt. Het maakt investeringen in ‘Vensters voor PO’ in feite overbodig. Scholen die investeren in een online verslagoplossing krijgen er een gratis managementsysteem bij dat altijd up-to-date is. Een bovenschools manager kan dan bijvoorbeeld maandelijks schoolresultaten reviewen met zijn locatiedirecteuren. Een laptop en een beamer zijn voldoende om online in te zoomen op zaken als kwaliteitszorg, onderwijsprestaties of tussentijdse toetsen, al dan niet uitgesplitst naar locatie. Het is iedereen meteen duidelijk waar eventuele verschillen zitten, en er kan meteen actie worden ondernomen. Met andere woorden, met de juiste software kan een school de verslagleggingseis ombuigen in eigen managementinformatie, zonder dat het meer invoerwerk kost.
 
Public relations
De inspectie en de interne organisatie zijn niet de enigen die geïnteresseerd zijn in een verslag. U wilt ook aan ouders, de gemeente, bedrijven en maatschappelijke organisaties vertellen hoe goed uw school het doet. Een oplossing die rekening houdt met Meervoudig Publieke Verantwoording (MPV) maakt van de wettelijke verslagnood een dubbele deugd: informatie voor zowel intern als extern gebruik. Extra publieksinformatie toevoegen, de inspectiespecifieke onderdelen uitschakelen en u genereert professioneel opgemaakte publieks- en oudervriendelijke jaarverslagen op basis van dezelfde gegevens, in uw eigen huisstijl.

Ook voor eenpitters

U denkt nu misschien dat dergelijke geïntegreerde systemen vooral door de grotere samenwerkingsverbanden worden ingezet. Voor een deel hebt u gelijk: hoe groter de organisatie, hoe meer winst er mogelijk is. Maar in de praktijk blijkt dat met name de zelfstandige scholen, de ‘eenpitters’, vaak voor een efficiënte oplossing kiezen. Zij staan immers alleen voor hun verantwoordingstaak, en alle tijd die op ‘overhead’ kan worden bespaard is meegenomen.

Primair onderwijs

Het bovenstaande concept, dat de wettelijke regeldruk omzet in een efficiënt communicatievoordeel voor de eigen organisatie, is voor het primair onderwijs uitgewerkt in Onderwijsjaarverslag, een webbased systeem dat het resultaat is van de inspanningen van SEC en Integrace. Het product is inmiddels meer dan een jaar beschikbaar, kost maar een paar tientjes per maand en wordt door vele scholen tot volle tevredenheid ingezet.

31-3-2011